Stiftungen & Förderprogramme
Antragsverfahren digitalisieren: für Stiftungen, Projektträger und Förderprogramme
Wir bauen Online-Antragsverfahren für Stiftungen, Projektträger und Förderprogramme. Antragstellende werden Schritt für Schritt geführt und schon beim Ausfüllen geprüft, Ihre Geschäftsstelle erhält vollständige Anträge im Bearbeiterportal und als CSV-Export. Nach dem Erstgespräch nennen wir einen Festpreis je Etappe, bevor Code entsteht.
Ausgangslage: Anträge per E-Mail und PDF
Ein typisches Bild: Auf der Website steht ein Word- oder PDF-Formular, die Anträge kommen per E-Mail, die Anlagen einzeln hinterher. Manche sind unvollständig, manche kommen von Organisationen, die gar nicht antragsberechtigt sind. Dann beginnen Nachfragen und Abtippen.
Ein Online-Antragsverfahren setzt früher an. Es stellt dieselben Fragen wie Ihr Formular, aber in der richtigen Reihenfolge und nur die, die für den jeweiligen Antrag gelten. Ein Teil der Prüfung, die bisher in der Sachbearbeitung stattfindet, rückt in das Formular selbst.
Was die Antragsstrecke tut
Die Strecke läuft auf unserer Antrags-Engine, in der jedes Formular eine Konfigurationsdatei ist. Die Engine im Überblick, auch für Mitgliedsanträge, Meldungen und Bewerbungen, beschreibt die Seite Online-Anträge & Formulare. Sie bietet:
- Vorprüfung der Antragsberechtigung: wenige Fragen zu Beginn. In unserer Demo sind es vier, etwa zur Art der Organisation und zur Gemeinnützigkeit. Wer nicht passt, erfährt es sofort.
- Plausibilitätsprüfung beim Ausfüllen: Pflichtfelder, Formate, Beträge und Datumslogik. Eine Summe über der Förderhöchstgrenze oder ein Projektende vor dem Beginn fällt sofort auf.
- Bedingte Fragen: Fragen erscheinen nur, wenn vorher etwas angegeben wurde, zum Beispiel Angaben zu Drittmitteln.
- Upload der Anlagen: Satzung, Freistellungsbescheid oder Kostenplan werden direkt im Antrag hochgeladen und geprüft.
- Prüfübersicht und PDF: vor dem Absenden alles auf einen Blick, danach eine PDF-Kopie für Antragstellende und Akte.
- Bearbeiterportal: Eingangsliste, Detailansicht und CSV-Export, der sich in Excel öffnen lässt. Oberfläche auf Deutsch und Englisch.
Fallstudie: Antragsassistent für einen Projektträger des Bundes
Unsere Referenz ist ein Online-Antragsassistent für einen Projektträger des Bundes. Den Namen des Auftraggebers nennen wir nicht.
| Projektträger des Bundes | |
|---|---|
| Leistung | Konzeption und Umsetzung |
| Gegenstand | mehrstufige, konfigurationsgetriebene Antragsstrecke |
| Funktionen | geführte Erfassung, Plausibilitätsprüfung, PDF-Ausgabe, Export in die bestehenden Systeme |
| Stand | entwickelt, abgenommen und übergeben |
| Folgeauftrag | zwei Förderportale, in Umsetzung |
Eigene Antragsstrecke oder Fördermittelmanagement-Software?
Fördermittelmanagement-Software bildet den ganzen Ablauf ab: Antrag, Prüfung, Bewilligung, Auszahlung und Verwendungsnachweis. Eine eigene Antragsstrecke deckt den Antrag und den Eingang ab. Drei Anbieter, die in Deutschland für Stiftungen und Förderprogramme auftreten, nach ihren eigenen Angaben (abgerufen am 17.10.2026):
| Anbieter | Umfang laut Anbieter | Preise laut Anbieter |
|---|---|---|
| FÖMIS (deborate GmbH) | Software zur Vergabe und zum Empfang von Zuwendungen: Online-Antragsportal, Prüf- und Freigabeprozesse, Bescheiderstellung, Mittelverwaltung. Branchen u. a. Stiftungen, Projektträger, Behörden. | nicht veröffentlicht |
| PROANDI (PROUNIX) | Online-Anträge mit Plausibilitätsprüfungen, mehrstufige Prüfprozesse, Mittelabrufe und Auszahlungen, Verwendungsnachweise; als SaaS oder on-premise. | ab 299 Euro im Monat zzgl. MwSt. (Tarif easy, ein Förderangebot), Einrichtung einmalig zusätzlich, Preis auf Anfrage |
| Fundgarden | Plattform von der Antragstellung bis zum Verwendungsnachweis, mit Jury-Bewertung. | Preisbeispiel für ein Programm mit 200.000 Euro Jahres-Fördervolumen: 10.000 Euro einmalig, 500 Euro im Monat |
Wann eine Komplettsoftware passt und wann eine eigene Strecke reicht
Eine Fördermittelsoftware passt eher, wenn Sie viele Programme parallel führen, Gremien und Gutachter im System arbeiten sollen, Bescheide, Mittelabrufe und Verwendungsnachweise an einer Stelle laufen sollen und Antragstellende ein Konto mit Statusanzeige brauchen.
Eine eigene Antragsstrecke reicht eher, wenn Sie ein oder wenige Programme haben, Ihre Sachbearbeitung in einer Tabelle oder einem vorhandenen Fachverfahren bleiben soll und das eigentliche Problem der Eingang ist: unvollständige Anträge, falsche Fassungen, Abtippen.
Mehr zu den Wegen und Kosten finden Sie im Leitfaden zum Digitalisieren von Antragsverfahren.
Verwendungsnachweis als eigene Strecke
Bei Zuwendungen des Bundes besteht der Verwendungsnachweis aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis mit Belegliste (ANBest-P, Nr. 6.2, Fassung ab 08.09.2026). Private Stiftungen legen ihre eigenen Bedingungen fest.
Technisch ist ein Verwendungsnachweis ein weiteres Formular: Sachbericht als Textfelder, Einnahmen und Ausgaben nach der Gliederung des Finanzierungsplans, Belege als Upload. Mit unserer Engine lässt er sich als eigene Strecke abbilden. Fertig eingebaut ist er nicht, wir planen ihn als eigene Etappe.
Barrierefreiheit und Datenschutz
Wir entwickeln nach WCAG 2.2 (Stufe AA) beziehungsweise BITV 2.0. Öffentliche Stellen des Bundes müssen Websites und Anwendungen barrierefrei gestalten (§ 12a BGG, BITV 2.0). Ob das für Ihre Organisation gilt, etwa als private Stiftung, lassen Sie im Einzelfall rechtlich prüfen. Worauf es bei Formularen ankommt, steht in der Checkliste für barrierefreie Online-Formulare. Ob ein Antrag unterschrieben sein muss, behandelt die Seite Formulare digitalisieren lassen mit Quellen.
Anwendungen, die wir betreiben, laufen auf Servern in Deutschland (Hetzner, Nürnberg), mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Alternativ übergeben wir die Strecke dokumentiert an Ihre IT oder Ihren Dienstleister.
Was es kostet
Nach dem Erstgespräch nennen wir einen Festpreis je Etappe, bevor Code entsteht. Den Preis bestimmen vor allem Schritte und Felder, Prüfregeln, Sprachen, Anbindungen und ob wir die Strecke betreiben.
Ein Beispiel, wie sich ein kleines Programm in Etappen teilen lässt:
- 1Konzept: klickbarer Entwurf der Strecke, Prüfregeln, Festpreis für die folgenden Etappen.
- 2Antragsstrecke: Vorprüfung, Schritte, Plausibilitätsprüfung, Upload, Prüfübersicht und PDF.
- 3Eingang: Bearbeiterportal mit Eingangsliste, Detailansicht und CSV-Export.
- 4Optional: Betrieb durch uns, Verwendungsnachweis als weitere Strecke, Schnittstelle zum Fachverfahren.
Häufige Fragen
Wie lange dauert es, ein bestehendes PDF-Antragsformular online zu bringen?
Das hängt vor allem von der Zahl der Schritte, Prüfregeln und Anlagen ab. Weil die Engine fertig ist und Ihr Formular eine Konfigurationsdatei wird, entsteht keine neue Software. Den Zeitplan nennen wir im Konzept zusammen mit dem Festpreis, und nach jeder Etappe können Sie testen.
Brauchen wir dafür eine Fördermittelmanagement-Software?
Nicht unbedingt. Geht es vor allem um vollständige Anträge und weniger Abtippen, kann eine Antragsstrecke mit Bearbeiterportal und Export reichen. Wollen Sie Bewilligung, Bescheide, Mittelabruf und Verwendungsnachweis in einem System führen, kommt eher eine Fördermittelsoftware wie FÖMIS, PROANDI oder Fundgarden in Frage.
Wie kommen die Anträge in unsere Sachbearbeitung oder Tabelle?
Jeder Antrag erscheint im Bearbeiterportal mit Detailansicht und Anlagen. Der CSV-Export lässt sich in Excel öffnen und in Ihre Tabelle übernehmen. Eine direkte Übergabe an Ihr Fachverfahren planen wir als eigene Etappe, wenn es dafür eine Schnittstelle gibt.
Können Antragstellende speichern und später weitermachen?
Der Entwurf bleibt während der Browsersitzung erhalten. Speichern und späteres Fortsetzen per Link oder Konto ist nicht eingebaut. Brauchen Sie das, etwa für lange Anträge, bauen wir es als eigene Etappe.
Ist das Formular barrierefrei nach BITV 2.0 und WCAG 2.2?
Wir entwickeln nach WCAG 2.2, Stufe AA, beziehungsweise BITV 2.0. Dazu gehören Tastaturbedienung, Screenreader-Tauglichkeit, Fehlermeldungen am Feld und ausreichende Kontraste. Ein Zertifikat oder Prüfsiegel stellen wir nicht aus.
Was kostet eine Antragsstrecke für ein kleines Förderprogramm?
Nach dem Erstgespräch nennen wir einen Festpreis je Etappe, bevor Code entsteht. Zur Einordnung: Fundgarden nennt für ein Programm mit 200.000 Euro Jahres-Fördervolumen 10.000 Euro einmalig und 500 Euro im Monat (Preisseite, abgerufen am 17.10.2026).
Lässt sich der Verwendungsnachweis auf demselben Weg einreichen?
Ja, als eigene Strecke mit Sachbericht, zahlenmäßigem Nachweis nach Finanzierungsplan und Beleg-Upload. Eingebaut ist er nicht; wir planen ihn als eigene Etappe, auf Wunsch zusammen mit dem Antrag.
Passt das zu Ihrem Vorhaben?
Erzählen Sie uns in 30 Minuten, worum es geht. Unverbindlich, danach wissen Sie, ob und wie Software hilft.
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