Vergleich Antragssoftware

Antragssoftware, Formular-Baukasten oder eigene Antragsstrecke?

Für digitale Anträge gibt es drei Wege: fertige Fördersoftware, die den ganzen Ablauf bis zum Verwendungsnachweis abbildet; einen Formular-Baukasten, mit dem Ihr Team selbst Formulare baut; oder eine eigene Antragsstrecke, die ein Dienstleister nach Ihren Regeln entwickelt. Fördersoftware passt, wenn Ihr Ablauf dem Standard des Produkts nahekommt. Ein Baukasten passt zu einfachen Formularen. Eine eigene Strecke passt bei vielen Prüfregeln, besonderen Abläufen oder Schnittstellen. Wir bauen eigene Strecken, vergleichen hier aber alle drei Wege sachlich.

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Friedrich Otto Krone, Geschäftsführer · Stand 17. Oktober 2026 · 7 Min. Lesezeit

Drei Wege kurz erklärt

Antragssoftware (Fördermittelsoftware): ein fertiges Produkt für Fördergeber, meist mit Ausschreibung, Antrag, Bewertung, Jury und Bewilligung, oft auch Verwendungsnachweis. Beispiele mit offenen Preisen sind Fundgarden, PROANDI, Good Grants und für die Schweiz Spheriq.
Formular-Baukasten: ein allgemeines Werkzeug für Online-Formulare mit Feldern, Bedingungen und Upload. Beispiele sind Jotform und die Formularplattform formcycle, die sich an Verwaltung und Unternehmen richtet.
Eigene Antragsstrecke: ein Verfahren, das ein Dienstleister für Ihr Programm baut, zum Beispiel auf einer vorhandenen Antrags-Engine. In unserer ist jedes Formular eine Konfigurationsdatei, damit nicht jede Antragsart neu programmiert wird.

Vergleich auf einen Blick

Die Preise stammen von den Preisseiten der Anbieter, abgerufen am 17.10.2026. Einzelheiten und weitere Anbieter stehen im Ratgeber Was kostet ein digitales Antragsverfahren?

	Antragssoftware	Formular-Baukasten	Eigene Antragsstrecke
Aufwand für Sie	Ablauf an das Produkt anpassen, Einrichtung meist mit dem Anbieter	Formulare, Logik und Pflege im eigenen Team	fachliche Regeln liefern, Entwürfe testen; gebaut wird vom Dienstleister
Kosten	Abo, oft plus Einrichtung: Good Grants ab 3.200 Euro im Jahr, Fundgarden im Preisbeispiel 10.000 Euro einmalig und 500 Euro im Monat	niedrige Monatspreise: Jotform ab 0 US-Dollar, formcycle ab 59 Euro im Monat; dazu Ihre Arbeitszeit	Projektkosten am Anfang, danach Betrieb und Änderungen; bei uns Festpreis je Etappe
Anpassbarkeit	im Rahmen der Funktionen und Einstellungen des Produkts	Felder und Bedingungen frei, Grenzen bei Prüfungen über mehrere Schritte und bei der Bearbeitung	nach Ihren Vorgaben: Prüfregeln, Ablauf, Export, Schnittstellen; jede Erweiterung kostet Aufwand
Barrierefreiheit	Herstellerangabe prüfen; Good Grants nennt WCAG 2.2 AA	hängt von Werkzeug und Gestaltung ab; Jotform nennt WCAG 2.1 AA	von Anfang an nach WCAG 2.2 AA planbar, muss aber ebenso geprüft werden
Datenhaltung	beim Anbieter; Standort und Auftragsverarbeitung erfragen	beim Anbieter oder auf eigenem Server, je nach Produkt	frei wählbar: beim Dienstleister, bei Ihrer IT oder per Übergabe
Nach dem Eingang	Bewertung, Jury und Bewilligung meist enthalten	Eingangsliste und Export, Bearbeitung oft außerhalb	so viel wie gebaut wird; bei uns Bearbeiterportal mit Eingangsliste, Detailansicht und CSV-Export
Abhängigkeit	von Produkt, Preisen und Weiterentwicklung des Anbieters	vom Werkzeug und seinen Tarifgrenzen	vom Dienstleister, wenn keine dokumentierte Übergabe vereinbart ist

Wann ein Formular-Baukasten reicht

Prüfen Sie vorher die Grenzen des Tarifs: Zahl der Formulare, Einsendungen im Monat und Speicher. Bei Jotform umfasst der kostenlose Tarif 5 Formulare und 100 Einsendungen im Monat (Preisseite).

Sie haben wenige, kurze Formulare, etwa Anmeldung, Kontakt oder einen einfachen Antrag.
Die Logik bleibt überschaubar: einige Bedingungen, keine Berechnungen über mehrere Schritte.
Jemand im Team baut und pflegt die Formulare gern selbst.
Die Bearbeitung per E-Mail oder in einer Tabelle ist für Sie in Ordnung.
Es gibt einen Tarif mit passendem Speicherort und Auftragsverarbeitungsvertrag.

Wann eine Fördermittelsoftware passt

Fragen Sie nach, wie die Software deutsche Zuwendungsabläufe abbildet, etwa Finanzierungsplan, Mittelabruf und Verwendungsnachweis, und lassen Sie sich das an Ihrem eigenen Formular zeigen.

Sie betreuen mehrere Programme mit ähnlichem Ablauf.
Sie wollen den ganzen Ablauf in einem System: Ausschreibung, Antrag, Bewertung, Jury, Bewilligung, Verwendungsnachweis.
Ihr Ablauf passt zum Produkt, oder Sie können ihn anpassen.
Sie möchten Software mieten statt entwickeln lassen und den Betrieb beim Anbieter wissen.

Wann eine eigene Antragsstrecke passt

So war es bei unserer Referenz: Für einen Projektträger des Bundes haben wir eine mehrstufige, konfigurationsgetriebene Antragsstrecke entwickelt, mit geführter Erfassung, Plausibilitätsprüfung, PDF-Ausgabe und Export in die bestehenden Systeme. Sie wurde abgenommen und übergeben, ein Folgeauftrag über zwei Förderportale ist in Umsetzung.

Ehrlich zu den Grenzen: Speichern und späteres Fortsetzen per Link oder Konto ist in unserer Engine nicht eingebaut, wir bauen es bei Bedarf. Eine elektronische Unterschrift ist nicht eingebaut. Wie eine eigene Strecke für Stiftungen und Förderprogramme aussieht, zeigt die Seite Online-Antragsverfahren für Stiftungen.

Ihre Förderrichtlinie enthält viele Prüfregeln: Höchstbeträge, Quoten, Termine, Abhängigkeiten zwischen Angaben.
Eine Vorprüfung der Antragsberechtigung soll vor dem eigentlichen Antrag stehen.
Die Daten müssen in ein bestehendes Fachverfahren, eine Tabelle oder ein Dokumentenmanagement.
Für Bewertung und Bewilligung gibt es schon ein System, es fehlt nur ein guter Antrag davor.
Sie haben besondere Anforderungen an Hosting, Barrierefreiheit oder Sprachen.

Barrierefreiheit: Herstellerangaben richtig lesen

Angaben der Hersteller sind Selbstauskünfte. Good Grants nennt WCAG 2.2 AA und verlinkt einen Konformitätsbericht im VPAT-Format (Quelle). Jotform nennt WCAG 2.1 Stufe A und AA; bei bestehenden Formularen muss die Option von Hand eingeschaltet werden, und Unterschrift-Widgets werden darin nicht unterstützt (Quelle). formcycle schreibt, es erfülle die WCAG-Anforderungen, ohne eine Version zu nennen (Quelle). Fundgarden bezeichnet seine Lösung als barrierefrei, ohne einen Standard zu nennen (Quelle).

Ein barrierefreies Werkzeug ergibt nicht automatisch ein barrierefreies Formular. Beschriftungen, Hilfetexte, Fehlermeldungen und Farben legen Sie selbst fest. Prüfen Sie deshalb das fertige Formular, zum Beispiel mit unserer Checkliste für barrierefreie Online-Formulare.

Datenhaltung: wo die Anträge liegen

Jotform bietet nach eigener Angabe an, Daten ausschließlich auf EU-Servern in Deutschland zu speichern (EU Safe Forms). formcycle nennt Hosting in einem nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland oder im eigenen Rechenzentrum (Preisseite). Bei Fördersoftware fragen Sie nach Standort, Unterauftragnehmern und Auftragsverarbeitungsvertrag.

Bei einer eigenen Strecke legen Sie den Ort fest. Anwendungen, die wir betreiben, laufen auf Servern in Deutschland (Hetzner, Nürnberg), mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Alternativ übergeben wir dokumentiert an Ihre IT.

Fragen an jeden Anbieter

Was kostet es einmalig, was jährlich, und was kostet eine typische Änderung wie eine neue Frage oder Förderrunde?
Wovon hängt der Preis ab: Programme, Formulare, Einsendungen, Nutzende oder Fördervolumen?
Welche Prüfregeln sind möglich: Beträge, Summen, Quoten, Datumslogik, Abhängigkeiten?
Gibt es eine Vorprüfung der Antragsberechtigung vor dem eigentlichen Antrag?
Können Antragstellende speichern und später weitermachen?
Wie kommen die Daten in unsere Systeme: Export als CSV oder Excel, Schnittstelle, PDF?
Wo liegen die Daten, wer sind die Unterauftragnehmer, gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Nach welchem Standard ist das Formular barrierefrei, gibt es einen Prüfbericht, und wer hat geprüft?
Braucht unser Verfahren eine Unterschrift, und wie wird sie umgesetzt?
Was passiert mit unseren Daten bei Kündigung: Export, Formate, Löschfristen?
Wer ändert Formulare im laufenden Betrieb, wir oder der Anbieter?
Können wir eine Demo mit unserem eigenen Formular sehen?

Weiterlesen

Wenn die Entscheidung auf eine eigene Strecke fällt: Der Leitfaden Antragsverfahren digitalisieren führt durch Bestandsaufnahme, Prüfregeln und Etappen, der Ratgeber Vom PDF-Formular zum Online-Antrag zeigt die sieben Schritte an einem Formular. Unsere Leistungen dazu: Online-Anträge und Formulare digitalisieren lassen.

Häufige Fragen

Brauchen wir eine Fördermittelmanagement-Software?

Nur wenn Sie den ganzen Ablauf von der Ausschreibung bis zum Verwendungsnachweis in einem System wollen und Ihr Ablauf zum Produkt passt. Geht es vor allem darum, dass Anträge vollständig und strukturiert ankommen, reicht oft eine Antragsstrecke mit Export in Ihre vorhandenen Werkzeuge.

Was ist der Unterschied zwischen Formular-Baukasten und Antragsstrecke?

Mit einem Baukasten klicken Sie Formulare selbst zusammen. Eine Antragsstrecke ist ein fertig gebautes Verfahren mit Vorprüfung, Prüfregeln aus Ihrer Richtlinie, Prüfübersicht, PDF und Bearbeiterportal. Den Unterschied merken Sie vor allem bei Logik über mehrere Schritte und bei der Bearbeitung nach dem Eingang.

Können wir später wechseln?

Ja, wenn die Daten exportierbar sind. Achten Sie bei jedem Weg auf Export in offenen Formaten wie CSV und auf eine beschriebene Datenstruktur. Bei einer eigenen Strecke gehört die Dokumentation zur Übergabe.

Ist eine eigene Strecke nicht teurer?

Am Anfang meist ja, weil sie gebaut wird. Über mehrere Jahre kann sie günstiger oder teurer sein als ein Abo, das hängt von Umfang und Änderungen ab. Rechnen Sie die Gesamtkosten über die geplante Laufzeit.

Welche Lösung ist am barrierefreiesten?

Das lässt sich nicht am Produktnamen ablesen. Entscheidend ist das fertige Formular mit Ihren Texten und Farben. Lassen Sie sich Standard und Prüfbericht nennen und testen Sie selbst mit Tastatur und Screenreader.

Passt das zu Ihrem Vorhaben?

Erzählen Sie uns in 30 Minuten, worum es geht. Unverbindlich, danach wissen Sie, ob und wie Software hilft.

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