Kosten eines Antragsverfahrens
Was kostet ein digitales Antragsverfahren?
Ein digitales Antragsverfahren kostet einmalig Konzept und Umsetzung und danach laufend Betrieb und Pflege. Fertige Fördersoftware wird meist als Abo verkauft, oft mit Einrichtungsgebühr: Die veröffentlichten Preise reichen von rund 1.650 Franken oder 3.200 Euro im Jahr bis zu fünfstelligen Einrichtungskosten plus Monatsgebühr (Stand 17.10.2026, Quellen unten). Eine eigene Antragsstrecke wird nach Umfang berechnet. Bei uns ist das ein Festpreis je Etappe, den wir nach dem Erstgespräch nennen, bevor Code entsteht.
Friedrich Otto Krone, Geschäftsführer · Stand 17. Oktober 2026 · 7 Min. Lesezeit
Die fünf Kostenblöcke
Egal ob Sie Software mieten oder eine Strecke entwickeln lassen: Die Kosten verteilen sich auf dieselben Bausteine. Wer Angebote vergleicht, sollte jeden Block einzeln abfragen.
| Block | Was dazugehört | Wann er anfällt |
|---|---|---|
| Konzept | Fragen, Regeln und Anlagen aus Formular und Förderrichtlinie sammeln, Rollen klären, klickbarer Entwurf | einmalig |
| Antragsstrecke | Schritte, Vorprüfung, Pflichtfelder, Plausibilitätsprüfung, Upload, Prüfübersicht, PDF-Kopie | einmalig, kleine Anpassungen je Förderrunde |
| Bearbeiterportal | Eingangsliste, Detailansicht, Status, Export nach CSV oder Excel, Rollen | einmalig |
| Schnittstellen | Übergabe an Fachverfahren, Dokumentenmanagement oder Buchhaltung | einmalig, Pflege bei Änderungen der Gegenseite |
| Betrieb und Pflege | Hosting, Updates, Sicherheitspatches, Datensicherung, Überwachung, Änderungen | laufend |
Ihr eigener Aufwand gehört dazu
Jemand aus der Geschäftsstelle muss Fragen klären, Entwürfe testen und Prüfregeln abnehmen. Diese Zeit fällt bei fertiger Software genauso an, denn auch dort muss jemand das Programm einrichten und die Formulare befüllen. Bei einem Formular-Baukasten ist sie am größten, weil Ihr Team die Formulare selbst baut und pflegt.
Drei Umfangsbeispiele
Wir veröffentlichen keine eigenen Preise, weil zwei Verfahren mit demselben Namen sehr unterschiedlich groß sein können. Die drei Beispiele zeigen, welche Bausteine typischerweise dazugehören und was den Aufwand treibt.
| Beispiel | Umfang | Was den Aufwand treibt | Laufend |
|---|---|---|---|
| Ein Formular, zum Beispiel die Kleinförderung einer Stiftung | eine Antragsart, kurze Vorprüfung, etwa 20 bis 40 Fragen, zwei bis drei Anlagen, PDF-Kopie, Eingang mit CSV-Export | Zahl der bedingten Fragen, Prüfregeln für Beträge und Termine | Betrieb, kleine Änderungen je Förderrunde |
| Ein Förderprogramm mit Portal | mehrstufige Strecke mit Finanzplan und Summenprüfung, Bearbeiterportal mit Eingangsliste, Status und Export, eventuell zweisprachig | Logik des Finanzplans, Rollen im Portal, Sprachen | Betrieb, Anpassung an neue Richtlinien |
| Mehrere Programme | mehrere Antragsarten auf einer gemeinsamen Grundlage, Konten mit Speichern und Fortsetzen, Schnittstelle zum Fachverfahren, später Mittelabruf oder Verwendungsnachweis | Schnittstellen, Kontenverwaltung, Zahl der Antragsarten | Betrieb mit Überwachung, Weiterentwicklung |
Warum die zweite Antragsart weniger kostet
In unserer Antrags-Engine ist jedes Formular eine Konfigurationsdatei. Strecke, Prüfungen, PDF und Bearbeiterportal stehen nach der ersten Antragsart. Jede weitere ist deshalb vor allem Arbeit an Fragen und Regeln, kein Neubau.
Konfigurationsgetrieben ist auch unsere Referenz: Für einen Projektträger des Bundes haben wir einen mehrstufigen Antragsassistenten entwickelt, der abgenommen und übergeben wurde. Ein Folgeauftrag über zwei Förderportale ist in Umsetzung.
Was fertige Software kostet: veröffentlichte Preise
Einige Anbieter nennen ihre Preise offen. Die Tabelle gibt die Angaben der Preisseiten wieder, abgerufen am 17.10.2026. Preise ändern sich, prüfen Sie vor einer Entscheidung die aktuelle Seite. Manche Anbieter von Fördermittelsoftware, etwa FÖMIS, veröffentlichen keine Preise, dort hilft nur ein Angebot.
| Anbieter | Art | Veröffentlichter Preis | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Fundgarden | Fördersoftware vom Antrag bis zum Verwendungsnachweis | Preisbeispiel 1 (ein Programm, 200.000 Euro Fördervolumen im Jahr): 10.000 Euro einmalig, 500 Euro im Monat. Preisbeispiel 3 (20 Programme): 70.000 Euro einmalig, 4.000 Euro im Monat | Preis hängt von Zahl und Komplexität der Programme und vom Fördervolumen ab; ohne Angabe zu netto oder brutto |
| PROANDI (PROUNIX) | Fördermittelmanagement-Software, als SaaS oder on-premise | easy 299 Euro, plus 499 Euro im Monat, jeweils zzgl. MwSt. | easy mit einem Förderangebot und bis 5.000 Antragstellenden; Einrichtung einmalig zusätzlich, Preis auf Anfrage |
| Good Grants | Fördersoftware | Intro 3.200 Euro im Jahr, Premium 6.400 Euro im Jahr, Enterprise auf Anfrage | Intro mit einem Antragsformular, Premium mit zehn; je bis 10.000 Anträge |
| Spheriq | Gesuchsmanagement (Schweiz) | Tarif Partner ab 1.650 Franken im Jahr, ohne Mehrwertsteuer | Gesuchsmanagement für Förderer erst ab Tarif Partner; inklusive 15 Nutzende und ein Formular |
| formcycle | Formularplattform | Cloud ab 59 Euro im Monat oder 590 Euro im Jahr, private Cloud ab 399 Euro im Monat, eigener Server ab 4.500 Euro einmalig plus jährliche Wartung | netto; die Formulare baut Ihr Team selbst |
| Jotform | Formular-Baukasten | kostenlos mit 5 Formularen und 100 Einsendungen im Monat, sonst 39, 49 oder 129 US-Dollar im Monat | günstiger bei jährlicher Zahlung; laut Preisseite 50 Prozent Rabatt für gemeinnützige Organisationen auf die Tarife Bronze, Silver und Gold |
Gesamtkosten richtig vergleichen
Rechnen Sie über die Zeit, die das Verfahren laufen soll. Mit den veröffentlichten Zahlen ergibt Fundgardens Preisbeispiel 1 über fünf Jahre 10.000 Euro plus 60 mal 500 Euro, zusammen 40.000 Euro. Good Grants Intro ergibt über fünf Jahre 16.000 Euro. Beides ohne Preisänderungen, Zusatzmodule und Steuern.
Bei einer eigenen Strecke liegt der größte Teil der Kosten am Anfang, danach zahlen Sie Betrieb und Änderungen. Fragen Sie jeden Anbieter nach denselben drei Zahlen: einmalig, laufend pro Jahr und was eine typische Änderung kostet, etwa eine neue Frage oder eine neue Förderrunde. Erst dann sind Angebote vergleichbar. Welcher Weg grundsätzlich zu Ihnen passt, klärt der Vergleich von Antragssoftware, Baukasten und eigener Strecke.
Laufende Kosten
- Betrieb: Server, Updates, Sicherheitspatches, Datensicherung und Überwachung. Anwendungen, die wir betreiben, laufen auf Servern in Deutschland (Hetzner, Nürnberg), mit Auftragsverarbeitungsvertrag.
- Änderungen je Förderrunde: neue Termine, Höchstbeträge oder Fragen. Bei einer konfigurationsgetriebenen Strecke ist das eine Änderung der Konfiguration, kein Umbau.
- Unterstützung für Antragstellende: Wer beantwortet Rückfragen? Eine gute Vorprüfung kann Nachfragen senken, ersetzt aber keine Ansprechperson.
- Barrierefreiheit: Nach größeren Änderungen sollte erneut geprüft werden. Wer einen externen Nachweis braucht, kann einen BIK BITV-Test beauftragen; BIK nennt dafür indikative Preise von 420 bis 840 Euro je Seite, gestaffelt nach Komplexität, die höchste Stufe nach Aufwand; ob netto oder brutto, sagt die Seite nicht (bitvtest.de, abgerufen am 17.10.2026).
- Dienste Dritter: etwa für elektronische Signatur oder E-Mail-Versand, falls Ihr Verfahren sie braucht.
Wovon der Preis abhängt
- Zahl der Antragsarten und Förderprogramme
- Zahl der Fragen, bedingten Felder und Prüfregeln, zum Beispiel Höchstbeträge, Quoten und Datumslogik
- Finanzplan mit Summen, Eigenanteil und Abhängigkeiten
- Anlagen: wie viele, welche Formate, welche Prüfung
- Bearbeiterportal: Rollen, Status, Export
- Konten mit Speichern und späterem Fortsetzen; in unserer Engine nicht eingebaut, wir bauen es bei Bedarf
- Elektronische Unterschrift, falls rechtlich nötig (wann das so ist)
- Schnittstellen zu vorhandenen Systemen
- Sprachen der Oberfläche und der Fragen
- Anforderungen an Barrierefreiheit, Datenschutz und Hosting-Ort, etwa die BITV 2.0 für öffentliche Stellen des Bundes
Unser Modell: Festpreis je Etappe
Nach dem Erstgespräch nennen wir einen Festpreis je Etappe, bevor Code entsteht. So wissen Sie vor jeder Etappe, was sie kostet, und können nach jeder Etappe das Ergebnis testen und früh nachsteuern.
- 1Erstgespräch: unverbindlich, etwa 30 Minuten. Sie zeigen uns Formular und Richtlinie.
- 2Konzept mit klickbarem Entwurf: Fragen, Schritte und Prüfregeln, dazu der Festpreis je Etappe.
- 3Umsetzung in Etappen: zum Beispiel erst die Strecke, dann das Portal, dann die Schnittstelle. Nach jeder Etappe testbar.
- 4Betrieb oder Übergabe: Auf Wunsch betreiben und warten wir das Verfahren, oder wir übergeben es dokumentiert an Ihre IT.
Weiterlesen
Wie Sie ein Verfahren Schritt für Schritt aufsetzen, steht im Leitfaden Antragsverfahren digitalisieren. Was wir für Fördergeber bauen, beschreiben die Seiten Online-Antragsverfahren für Stiftungen und Förderprogramme und Online-Anträge. Wenn es zunächst nur um ein einzelnes Formular geht: Formulare digitalisieren lassen.
Häufige Fragen
Was kostet ein Förderportal?
Fertige Fördersoftware kostet laut veröffentlichten Preisen von wenigen tausend Euro oder Franken im Jahr (Spheriq ab 1.650 Franken, Good Grants ab 3.200 Euro) bis zu fünfstelligen Einrichtungskosten plus Monatsgebühr (Fundgarden, Stand 17.10.2026). Eine eigene Lösung hängt vom Umfang ab. Wir nennen nach dem Erstgespräch einen Festpreis je Etappe.
Warum veröffentlichen Sie keine Preise?
Weil Antragsverfahren sehr unterschiedlich groß sind. Eine Kleinförderung mit 20 Fragen und ein Programm mit Finanzplan, Portal und Schnittstelle haben wenig gemeinsam, ein pauschaler Preisrahmen wäre fast immer falsch. Nach dem Erstgespräch nennen wir einen Festpreis je Etappe, bevor Code entsteht.
Ist ein Formular-Baukasten nicht billiger?
Im Monatspreis ja. Ein Baukasten lohnt sich, wenn Ihr Team Formulare selbst bauen und pflegen kann und die Logik einfach bleibt. Bei vielen Prüfregeln, einem Bearbeiterportal oder Schnittstellen wächst der eigene Aufwand.
Welche laufenden Kosten hat eine eigene Antragsstrecke?
Betrieb mit Servern, Updates, Sicherung und Überwachung sowie Änderungen, etwa für eine neue Förderrunde. Wenn wir betreiben, laufen die Anwendungen auf Servern in Deutschland mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Alternativ übergeben wir dokumentiert an Ihre IT.
Lohnt sich das bei wenigen Anträgen im Jahr?
Bei sehr wenigen, einfachen Anträgen oft nicht, dann reicht ein gut gemachtes Formular aus einem Baukasten. Es lohnt sich, wenn ein spürbarer Teil der Anträge nachgebessert werden muss oder Daten abgetippt werden.
Was kostet eine Änderung für die nächste Förderrunde?
Bei einer konfigurationsgetriebenen Strecke sind neue Termine, Höchstbeträge oder Fragen eine Änderung der Konfiguration, kein Umbau. Lassen Sie sich die Kosten solcher Änderungen bei jedem Anbieter vorab nennen.
Passt das zu Ihrem Vorhaben?
Erzählen Sie uns in 30 Minuten, worum es geht. Unverbindlich, danach wissen Sie, ob und wie Software hilft.
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