Formulare digitalisieren lassen

Vorher, nachher

Vorher: eine Datei namens „Foerderantrag_final_v3.pdf“, Seite 1 von 7. Wer sie ausfüllt, weiß nicht, welche Felder Pflicht sind, ob die Summe passt und welche Anlagen dazugehören. Wer sie bekommt, öffnet einen E-Mail-Anhang und tippt ab.

Nachher: vier Schritte, etwa Antragsteller, Vorhaben, Kosten, Prüfen. Am Betrag steht sofort „Innerhalb der Förderhöchstgrenze“, der Kostenplan ist direkt im Formular hochgeladen, und am Ende steht die Bestätigung „Antrag eingegangen“ mit PDF-Kopie. Im Bearbeiterportal steht der Antrag als Datensatz bereit.

Was „digitalisieren“ hier heißt, und was nicht

PDF ausfüllbar machen heißt: Ein vorhandenes PDF bekommt Eingabefelder. Das geht mit gängigen PDF-Programmen schnell. Die Logik bleibt aber auf Papier: Alle sehen alle Fragen, Prüfungen gibt es kaum, und am Ende liegt wieder eine Datei im Postfach.

Ein Formular digitalisieren heißt bei uns: Das Formular wird ein Online-Formular mit Regeln. Konkret:

• Logik: Fragen erscheinen nur, wenn sie für den Fall gelten. Wer keine Drittmittel angibt, sieht die Fragen dazu nicht.
• Pflichtfelder und Formate: fehlende Angaben, falsche E-Mail-Adressen oder ungültige Datumsangaben fallen vor dem Absenden auf.
• Beträge und Datumslogik: Summen, Höchstgrenzen, Beginn vor Ende.
• Upload: Anlagen kommen mit dem Formular und werden geprüft.
• Prüfübersicht und PDF-Kopie: vor dem Absenden alles auf einen Blick, danach ein PDF für beide Seiten.
• Eingang: Bearbeiterportal mit Eingangsliste, Detailansicht und CSV-Export, der sich in Excel öffnen lässt.
• Weitergabe: über den CSV-Export oder, als eigene Etappe, über eine Schnittstelle zu Ihrem System.
• Unterschrift: nicht eingebaut. Ob Ihr Formular eine braucht, steht unten in den häufigen Fragen.

Ausfüllbares PDF oder Online-Formular im Vergleich

Für Verwaltungen

Typisch sind Anträge, Anmeldungen und Meldungen von Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen, kommunale Förderprogramme und interne Formulare. Das Onlinezugangsgesetz verpflichtet Bund und Länder, Verwaltungsleistungen auch elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten. Prüfen Sie vorher, ob es für eine Leistung schon einen Online-Dienst Ihres Landes gibt. Ein eigenes Formular lohnt sich dort, wo keiner passt.

Öffentliche Stellen des Bundes müssen ihre Websites und Anwendungen barrierefrei gestalten (§ 12a BGG, BITV 2.0); für Länder und Kommunen gelten die Landesgesetze. Wir entwickeln nach WCAG 2.2 (Stufe AA) beziehungsweise BITV 2.0.

Für Vereine und Verbände

Typisch sind Beitrittserklärungen und Mitgliedsanträge, Anmeldungen zu Veranstaltungen und Förderanträge, die ein Verband an seine Mitglieder vergibt. Das Online-Formular nimmt Pflichtangaben, Einwilligungen und Anlagen auf, die Geschäftsstelle bekommt eine Liste statt einzelner Mails.

Was für den Eintritt gilt, regelt die Satzung (§ 58 BGB). Verlangt sie eine schriftliche Beitrittserklärung, lassen Sie im Einzelfall rechtlich prüfen, ob ein Online-Formular genügt oder die Satzung angepasst werden sollte. Vergibt Ihr Verband selbst Fördermittel, lesen Sie weiter bei Online-Antragsverfahren für Stiftungen und Förderprogramme.

Für Praxen und Betriebe

Typisch sind Aufnahme- und Auftragsformulare, Reklamationen, Schadensmeldungen und Bewerbungen. Das Formular fragt nur, was Sie für den Vorgang brauchen, und nimmt Fotos oder Dokumente als Anlage an.

Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten, für die die DSGVO in Art. 9 strengere Regeln aufstellt. Für Betriebe kann außerdem das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz gelten, etwa bei Dienstleistungen im elektronischen Geschäftsverkehr für Verbraucher; Kleinstunternehmen, die Dienstleistungen erbringen, sind ausgenommen (§ 3 Abs. 3 BFSG). Was davon für Ihr Formular gilt, im Einzelfall rechtlich prüfen lassen.

Datenschutz und Barrierefreiheit

Ein gutes Formular fragt nur ab, was für den Zweck nötig ist; das verlangt auch der Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). Bedingte Felder helfen dabei. Betreiben wir das Formular, liegen die Daten auf Servern in Deutschland (Hetzner, Nürnberg), mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Barrierefreiheit planen wir von Anfang an ein: Beschriftungen, Hilfetexte, Fehlermeldungen am Feld, Tastaturbedienung und Screenreader. Wie ein Formular vor und nach der Überarbeitung abschneidet, zeigt unsere Vorher-Nachher-Demo mit eingebautem Prüfer.

Ablauf und Preis

Nach dem Erstgespräch nennen wir einen Festpreis je Etappe, bevor Code entsteht. Die Formulare laufen auf unserer Antrags-Engine, in der jedes Formular eine Konfigurationsdatei ist; mehr dazu auf der Übersicht Online-Anträge & Formulare. Wie man ein ganzes Antragsverfahren plant, beschreibt der Leitfaden zum Digitalisieren von Antragsverfahren. So läuft es ab:

1. 1Erstgespräch (unverbindlich, ca. 30 Minuten): Sie zeigen uns Ihr Formular und erzählen, wer es ausfüllt und wohin es danach geht.
2. 2Konzept mit klickbarem Entwurf: Schritte, Pflichtfelder, Regeln und Anlagen, dazu ein Festpreis je Etappe.
3. 3Umsetzung in Etappen: Nach jeder Etappe können Sie das Formular testen.
4. 4Betrieb oder Übergabe: Wir betreiben das Formular auf Servern in Deutschland oder übergeben es dokumentiert an Ihre IT.