Vom PDF-Formular zum Online-Antrag in sieben Schritten

Warum ein ausfüllbares PDF nicht reicht

Ein ausfüllbares PDF zeigt allen dieselben Fragen, prüft kaum etwas und kommt als Anhang an. Danach beginnt die eigentliche Arbeit: Lücken nachfordern, Beträge nachrechnen, Angaben in eine Tabelle abtippen. Dazu kursieren alte Fassungen weiter, und mit Screenreader ist ein PDF-Formular nur dann gut bedienbar, wenn es sorgfältig ausgezeichnet ist.

Schritt 1: Bestand sammeln und Ziel festlegen

Legen Sie alles auf den Tisch, was zum Antrag gehört. Das ist mehr als das PDF.

• das aktuelle PDF-Formular und ältere Fassungen, falls noch im Umlauf
• Merkblatt oder Ausfüllhinweise
• Förderrichtlinie, Satzung oder Ausschreibung mit allen Bedingungen
• die Liste der Anlagen
• die häufigsten Rückfragen und Nachforderungen der Sachbearbeitung
• wohin die Daten danach gehen: Tabelle, Fachverfahren, Dokumentenmanagement

Schritt 2: Felder und Regeln aus dem PDF ziehen

Machen Sie aus dem Formular eine Feldliste. Zu jedem Feld gehören Typ, Pflicht, erlaubte Werte und die Bedingung, unter der es überhaupt gefragt wird. Viele Regeln stehen nicht im PDF, sondern in der Richtlinie oder im Kopf der Sachbearbeitung. Genau diese Regeln machen später den Unterschied.

Schritt 3: Schritte und Verzweigungen ordnen

Stellen Sie eine kurze Vorprüfung an den Anfang: wenige Fragen, die klären, ob ein Antrag Aussicht hat. Danach folgt der Antrag in thematischen Schritten, zum Beispiel Antragsteller, Projekt, Finanzen, Anlagen und Prüfübersicht. Fragen, die nur unter einer Bedingung gelten, erscheinen nur dann.

Das W3C empfiehlt für mehrteilige Formulare, schon im ersten Schritt zu sagen, wie viele Schritte folgen, und in jedem Schritt den Fortschritt zu zeigen, auch im Seitentitel (W3C, Multi-page Forms).

Schritt 4: Prüfungen in Echtzeit

Was die Sachbearbeitung heute nachrechnet, prüft der Online-Antrag beim Ausfüllen: Pflichtfelder, Formate, Beträge, Summen im Finanzplan, Datumslogik und Abhängigkeiten zwischen Angaben. Die Meldung sagt, was falsch ist und wie es richtig geht, nicht nur, dass etwas fehlt. Das verlangen auch die WCAG-Kriterien 3.3.1 und 3.3.3.

Unterscheiden Sie harte und weiche Prüfungen. Ein Betrag über der Höchstgrenze ist ein Fehler. Ein ungewöhnlich hoher Personalanteil ist vielleicht nur ein Hinweis, den die Antragstellerin bestätigen kann.

Schritt 5: Anlagen und Unterschrift klären

Nennen Sie vor dem Upload, welche Formate und Größen erlaubt sind, und prüfen Sie beim Hochladen. Wer Dateien per Ziehen ablegen kann, braucht immer auch einen Knopf zum Auswählen (WCAG 2.5.7).

Bei der Unterschrift lohnt ein genauer Blick, denn oft ist keine nötig. Das BGB unterscheidet die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift (§ 126 BGB), die elektronische Form mit qualifizierter elektronischer Signatur (§ 126a BGB) und die Textform ohne Unterschrift (§ 126b BGB). Für Behörden regelt § 3a VwVfG, wie die Schriftform elektronisch ersetzt werden kann, etwa durch qualifizierte elektronische Signatur oder ein Formular mit elektronischem Identitätsnachweis.

Schreibt weder ein Gesetz noch Ihre Richtlinie die Schriftform vor, reicht oft eine Bestätigung im Formular. Ob das in Ihrem Fall genügt, lassen Sie im Einzelfall rechtlich prüfen. Eine elektronische Unterschrift ist in unserer Antrags-Engine nicht eingebaut.

Schritt 6: Prüfübersicht, PDF und Export planen

Vor dem Absenden sieht die Antragstellerin alle Angaben auf einen Blick und kann korrigieren. Nach dem Absenden bekommt sie eine PDF-Kopie. Für Behörden, die das Verwaltungsverfahrensgesetz des Bundes anwenden, ist das bei elektronischen Formularen vorgeschrieben: § 3a Abs. 5 VwVfG verlangt, dass die gesamte Erklärung vor der Abgabe geprüft werden kann und danach eine Kopie zur Verfügung steht.

Auf der anderen Seite kommen die Anträge in einer Eingangsliste mit Detailansicht an und lassen sich als CSV exportieren, das Excel direkt öffnet. Hat Ihr Fachverfahren eine Schnittstelle, ist eine direkte Übergabe möglich; bei uns ist das eine eigene Etappe. Legen Sie früh fest, welche Spalten die Sachbearbeitung braucht, dann passt der Export vom ersten Tag an.

Schritt 7: Mit echten Antragstellenden testen

1. 1Probelauf mit alten Fällen: Spielen Sie einige Anträge der letzten Runde durch. Wo hakt die Strecke, wo fehlt eine Regel?
2. 2Test mit wenigen Menschen aus der Zielgruppe: Beobachten Sie, wo sie zögern oder nachfragen.
3. 3Test der Sachbearbeitung: Eingang, Detailansicht und Export mit echten Arbeitsabläufen prüfen.
4. 4Barrierefreiheit prüfen: mit Tastatur, Screenreader und Vergrößerung, zum Beispiel anhand unserer Checkliste nach WCAG 2.2 und BITV 2.0.
5. 5Nach der ersten Runde nachschärfen: Welche Rückfragen kamen trotzdem? Daraus werden neue Hilfetexte oder Prüfungen.

Speichern und später weitermachen

Lange Anträge mit vielen Anlagen füllt kaum jemand in einem Zug aus. In unserer Antragsstrecke bleibt der Entwurf während der Browsersitzung erhalten. Speichern und späteres Fortsetzen per Link oder Konto ist nicht eingebaut, wir bauen es, wenn Ihr Antrag das braucht. Klären Sie diese Frage in Schritt 3, denn sie beeinflusst Aufwand und Datenschutz.

So sieht das Ergebnis aus

In der Demo eines Förderantrags sehen Sie, wie das Ergebnis aussehen kann: Vorprüfung, geführte Erfassung mit Prüfung, Upload, Prüfübersicht, PDF-Beleg und das Portal der Geschäftsstelle mit Export. Die Stiftung ist erfunden, die Engine ist echt.

Was so ein Projekt kostet, beschreibt der Ratgeber Was kostet ein digitales Antragsverfahren? Ob ein Baukasten reicht oder eine eigene Strecke besser passt, klärt der Vergleich von Antragssoftware, Baukasten und eigener Strecke. Wenn Sie das Formular nicht selbst umbauen wollen: Formulare digitalisieren lassen und Online-Anträge. Für ganze Förderverfahren gibt es den Leitfaden Antragsverfahren digitalisieren und unsere Seite für Stiftungen und Förderprogramme.