E-Rechnung im Verein: empfangen, prüfen, ablegen

Was ein Verein empfangen können muss

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer die technischen Voraussetzungen schaffen, um E-Rechnungen zu empfangen. Das gilt auch für Kleinunternehmer. Ein gesondertes E-Mail-Postfach nur für E-Rechnungen ist dafür nicht erforderlich. So steht es im Umsatzsteuer-Anwendungserlass in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025, Abschnitt 14.1 Absatz 5.

Unternehmer ist nach § 2 UStG, wer selbständig und nachhaltig eine Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen ausübt. Im Verein kann das etwa der Verkauf beim Vereinsfest, Werbung oder eine Vermietung sein. Für Leistungen an eine juristische Person, soweit sie nicht Unternehmer ist, darf der Lieferant eine Papierrechnung schicken oder, mit Zustimmung, eine E-Rechnung. Die Zustimmung kann auch stillschweigend erfolgen, etwa indem der Verein E-Rechnungen ohne Widerspruch annimmt. Betrifft ein Einkauf sowohl den unternehmerischen als auch den ideellen Bereich, geht die Pflicht zur E-Rechnung vor (Abschnitt 14.1 Absatz 8).

Für die Praxis heißt das: Auch ein Verein, der überwiegend ideell arbeitet, bekommt E-Rechnungen und sollte sie lesen und ablegen können. Die Abgrenzung der Bereiche ist eine steuerliche Einzelfrage. Klären Sie sie mit Ihrer Steuerberatung; einen Überblick gibt auch die FAQ des BMF zur E-Rechnung.

Welche Rechnungen in den nächsten Jahren noch auf Papier kommen

Lieferanten dürfen für Umsätze bis Ende 2026 noch Papierrechnungen schicken, oder mit Zustimmung des Empfängers zum Beispiel PDF-Rechnungen. Wer im Vorjahr höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, darf das auch für Umsätze im Jahr 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG). Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) und Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen dauerhaft als sonstige Rechnung kommen.

Ihr Verein bekommt also für einige Jahre beides: Papier, PDF und E-Rechnungen. Der Ablauf unten ist so gebaut, dass alle drei denselben Weg nehmen.

XRechnung, ZUGFeRD und PDF unterscheiden

Als E-Rechnung gilt eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Das BMF nennt zwei deutsche Formate (Abschnitt 14.1 Absätze 12 bis 14 UStAE), andere Formate nach dieser Norm sind ebenfalls zulässig. Welches Format verwendet wird, vereinbaren Lieferant und Empfänger:

Was bei ZUGFeRD gilt, wenn PDF und Daten abweichen

Bei ZUGFeRD steckt dieselbe Rechnung zweimal in der Datei: als Bild im PDF und als Daten im XML. Maßgeblich ist der strukturierte Teil. Weichen beide voneinander ab, gehen die Daten des XML dem Bild vor (Abschnitt 14.4 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025). Wer nur das PDF ansieht, prüft also unter Umständen nicht die gültige Rechnung. Ein Anzeigeprogramm, das das XML darstellt, schafft Klarheit.

ZUGFeRD wird vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) herausgegeben, die XRechnung von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).

Der Ablauf in sechs Schritten

1. 1Eine Rechnungsadresse für den Verein: etwa „rechnungen@“ mit der Domain des Vereins als gemeinsames Postfach, nicht die private Adresse der Kassenwartin. Zugriff haben die Personen, die Rechnungen bearbeiten.
2. 2Lieferanten informieren: Teilen Sie Lieferanten, Hallenbetreibern und Dienstleistern die Adresse mit, auch dem Getränkehändler fürs Vereinsfest.
3. 3Eingang sortieren: Ist es eine XRechnung, eine ZUGFeRD-Datei, ein PDF ohne Daten oder Papier? Papier wird gescannt und kommt in denselben Eingang.
4. 4Lesbar machen und prüfen: Rechnung im Anzeigeprogramm öffnen und prüfen: Ist sie an den Verein gerichtet? Stimmen Leistung, Betrag und Steuer? Ist sie schon einmal gekommen? Ist die Bankverbindung bekannt?
5. 5Sachlich bestätigen und bezahlen: Die Abteilung, die bestellt hat, bestätigt die Leistung. Danach zahlt die Kasse, so wie es Satzung oder Finanzordnung vorsehen.
6. 6Unverändert ablegen: die empfangene Datei in einer festen Ordnerstruktur speichern. Prüf- und Freigabevermerke führen Sie getrennt, etwa in einer Liste oder im Buchungsprogramm, damit die Datei unverändert bleibt.

Prüfen: Die Validierung ersetzt nicht den Blick

Eine technische Validierung zeigt, ob die Datei dem Format entspricht und ob Pflichtangaben fehlen. Sie ersetzt laut BMF nicht die Pflicht des Empfängers, die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen, unterstützt aber dabei. Den Validierungsbericht aufzubewahren, bietet sich als Nachweis an (Randnummer 35a des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

Inhaltliche Fehler erkennt kein Prüfprogramm von selbst, etwa einen falschen Steuersatz oder eine Leistung, die nie erbracht wurde. Deshalb bleibt die sachliche Bestätigung durch die Abteilung wichtig. Die Pflichtangaben einer Rechnung stehen in § 14 Abs. 4 UStG.

Kostenlose Wege zum Lesen und Prüfen

Zum Lesen und Prüfen brauchen Sie nicht unbedingt neue, kostenpflichtige Software:

• Vereins- oder Buchhaltungssoftware: Viele Programme zeigen E-Rechnungen an. Fragen Sie beim Anbieter Ihrer bisherigen Software nach, ob die Funktion enthalten ist.
• Anzeigeprogramme der KoSIT: Die Koordinierungsstelle für IT-Standards stellt eine Visualisierung und einen Validator als offene Software bereit. Beide richten sich eher an technisch erfahrene Personen.
• Online-Anzeigen: Es gibt kostenlose Webseiten, auf die Sie eine Rechnung hochladen. Prüfen Sie vorher, wer die Seite betreibt und was mit den Daten geschieht, denn Rechnungen enthalten Namen, Adressen und Bankverbindungen.
• Für alle Wege gilt: Die Anzeige ist nicht die Rechnung. Die KoSIT weist selbst darauf hin, dass ihre Darstellungen der Lesbarkeit dienen und nicht zur Archivierung gedacht sind. Aufbewahrt wird die empfangene Datei.

Ablage und Aufbewahrung

Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Die Aufbewahrung muss grundsätzlich im empfangenen Format erfolgen, bei einer E-Rechnung zumindest ihr strukturierter Teil, unversehrt in seiner ursprünglichen Form. Allein weil E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Systems gespeichert werden, liegt für Zwecke der Umsatzsteuer laut BMF regelmäßig kein Verstoß vor (Abschnitt 14b.1 UStAE).

Für andere steuerliche Zwecke verweist das BMF auf die GoBD. Seit ihrer Änderung vom 14.07.2025 genügt es bei E-Rechnungen, den strukturierten Teil aufzubewahren; der lesbare Bild- oder PDF-Teil ist nur nötig, wenn er zusätzliche oder abweichende steuerlich relevante Angaben enthält. Ein Ausdruck auf Papier ersetzt die Datei in keinem Fall.

Praktisch bewährt sich eine einfache Struktur: ein Ordner je Jahr, darin je Monat oder je Abteilung, Dateiname mit Datum, Lieferant und Rechnungsnummer. Speichern Sie im gemeinsamen Speicher des Vereins und sichern Sie ihn regelmäßig.

Wenn die Kassenwartin oder der Kassenwart wechselt

Im Verein wechseln Ämter mit der Wahl. Damit acht Jahre Rechnungen nicht mit einer Person verschwinden, sollte alles am Verein hängen, nicht an Menschen:

• Das Rechnungspostfach und der Ablagespeicher gehören dem Verein, die Zugänge liegen beim Vorstand.
• Eine kurze Beschreibung des Ablaufs: Wo kommen Rechnungen an, wer bestätigt, wer zahlt, wo wird abgelegt? Die GoBD sehen für steuerliche Aufzeichnungen eine solche Verfahrensdokumentation vor; ihr Umfang richtet sich danach, wie komplex der Ablauf ist.
• Eine Übergabe mit Liste offener Rechnungen und Zugangsdaten, am besten im Beisein einer zweiten Person aus dem Vorstand.
• Nach der Übergabe werden die Zugänge der Vorgängerin geändert oder entzogen.

Wann sich Automatisierung lohnt

Für einen kleinen Verein mit wenigen Rechnungen im Monat reicht der Ablauf oben mit einem Anzeigeprogramm. Automatisierung lohnt sich, wenn einige dieser Punkte zutreffen:

• Rechnungen kommen über mehrere Wege: Papier, PDF, XRechnung, ZUGFeRD.
• Mehrere Abteilungen bestellen, und jede Rechnung muss zur richtigen Person zur Bestätigung.
• Das Kassenamt ist ehrenamtlich und knapp an Zeit, Rückfragen bleiben liegen.
• Die Daten sollen ohne Abtippen in die Vereinssoftware oder zur Steuerberatung, etwa als CSV-Datei.

Wie ein automatisierter Eingang aussieht

Unsere Demo zum Rechnungseingang zeigt an sechs Rechnungen eines erfundenen Elektrobetriebs, welche Prüfungen automatisch laufen und was einem Menschen vorgelegt wird, etwa eine doppelt eingegangene Rechnung oder eine neue Bankverbindung. Die Ergebnisse in der Demo sind vorbereitet. Für einen Verein kämen eigene Regeln hinzu, etwa die Zuordnung zu Abteilungen und die Bestätigung durch die Abteilung, die bestellt hat. Mehr dazu unter Rechnungseingang automatisieren.