Dokumente & Posteingang
Rechnungseingang automatisieren: Belege lesen, prüfen, übergeben
Wir automatisieren den Rechnungseingang für kleine Betriebe und Vereine: Belege werden ausgelesen, auf Plausibilität geprüft und als CSV an Ihre Buchhaltung übergeben. Was unklar ist, landet bei einem Menschen. Nach dem Erstgespräch nennen wir einen Festpreis je Etappe, bevor Code entsteht.
So läuft der automatisierte Rechnungseingang
- 1Sammeln: ein Postfach für Rechnungen, dazu die gescannte Briefpost, alles in einer Liste.
- 2Auslesen: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Leistungszeitraum, Beträge, Steuersatz und IBAN. Bei Papier und PDF liest eine KI die Felder und gibt an, wie sicher sie ist. Bei E-Rechnungen stehen die Angaben schon strukturiert in der Datei.
- 3Prüfen: Jeder Beleg durchläuft dieselben Regeln.
- 4Klären: Auffälliges landet in einer Prüfliste. Ein Mensch vergleicht mit dem Beleg und bestätigt oder korrigiert.
- 5Übergeben: Freigegebene Belege gehen als CSV-Buchungsstapel an Ihre Buchhaltung oder Steuerberatung.
Diese Prüfungen laufen bei jedem Beleg
Die Regeln stammen aus unserer Demo. Im Projekt kommen Ihre eigenen dazu, etwa Kostenstellen oder Auftragsnummern.
| Prüfung | Was dabei auffällt | Beispiel aus der Demo |
|---|---|---|
| Pflichtangaben vollständig | fehlende Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG | Rechnung ohne Leistungszeitraum |
| Netto plus Steuer gleich Brutto | Rechenfehler oder falsch gelesene Zahl | Eingangsstempel überdeckt den Nettobetrag |
| Steuer passt zum Steuersatz | falscher Steuerbetrag | Steuer passt nicht zu 19 % vom Netto |
| Rechnungsnummer nicht doppelt | dieselbe Rechnung zweimal | erst per Briefpost, dann als PDF per E-Mail |
| Betrag im üblichen Rahmen | ungewöhnlich hoher Betrag | 8,9-Fache des Durchschnitts dieses Lieferanten |
| Bankverbindung bekannt | neue oder geänderte IBAN | neuer Lieferant, IBAN erst mit Freigabe übernommen |
| Alle Felder sicher gelesen | unsichere Lesung | Nettobetrag nur zu 58 % sicher |
Demo: sechs Rechnungen eines Elektrobetriebs
In der Demo zum Rechnungseingang hat Elektro Brandt, ein erfundener Elektrobetrieb, sechs Lieferantenrechnungen bekommen, drei per Briefpost und drei per E-Mail. Nach dem Auslesen gehen zwei ohne Rückfrage durch, vier landen in der Prüfung. Freigegebene Belege laden Sie als CSV herunter, mit Semikolon als Trenner und Beträgen im deutschen Zahlenformat. Ein Erklärvideo (1:19 Minuten) zeigt den Ablauf.
Offen gesagt: Die Demo liest nichts selbst aus, die Ergebnisse sind vorbereitet. Im Projekt liest eine KI Ihre echten Belege, und unsichere Fälle prüft immer ein Mensch.
E-Rechnung und Papierbelege in einem Weg
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können (BMF-Schreiben vom 15.10.2025), etwa als XRechnung (XML-Datei) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML-Datei). Papier- und PDF-Rechnungen sind für Umsätze bis Ende 2026 übergangsweise weiter erlaubt, bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz des Ausstellers auch 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG). Ein Eingang muss also noch einige Jahre beides können.
Bei uns nehmen deshalb alle Belege denselben Weg. Bei einer E-Rechnung wird nichts erkannt, die Daten kommen aus der XML-Datei; die Prüfregeln laufen trotzdem, denn eine technische Validierung ersetzt laut BMF nicht die Prüfung durch den Empfänger. Formate und Aufbewahrung erklärt der Ratgeber E-Rechnung im Verein, vieles davon gilt für Betriebe genauso. Was für Sie gilt, klären Sie im Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung.
Fertiges Werkzeug oder eigener Ablauf?
Für viele kleine Betriebe reicht ein fertiges Werkzeug. Was vier verbreitete Angebote laut eigener Website leisten (abgerufen am 17.10.2026):
| Werkzeug | Was es laut Anbieter kann | Passt gut, wenn |
|---|---|---|
| DATEV Unternehmen online | E-Rechnungen über Upload Mail, Upload online oder E-Rechnungspostfach in Belege online | Ihre Steuerberatung mit DATEV arbeitet |
| Lexware Office | Belegempfang per E-Mail, Papierbelege per Smartphone, Import aus Rechnungsportalen | Sie selbst mit Lexware Office buchen |
| Candis | Prüfung von Eingangsrechnungen, Freigabe-Workflows, DATEV-Schnittstelle, XRechnung und ZUGFeRD | mehrere Personen Rechnungen freigeben |
| GetMyInvoices | holt Rechnungen aus Online-Portalen und E-Mail-Postfächern, Export unter anderem an DATEV | viele Rechnungen aus Kundenkonten bei Online-Anbietern kommen |
Wann sich ein eigener Rechnungseingang lohnt
- Es kommt viel Briefpost, oder Lieferscheine müssen zu Bestellungen und Rechnungen passen.
- Sie brauchen eigene Prüfregeln, etwa Kostenstellen, Auftragsnummern oder die Abteilungen eines Vereins.
- Ihre Software hat keinen passenden Import, nimmt aber eine CSV-Datei oder eine Schnittstelle an.
- Der Eingang soll mit anderen Abläufen verbunden werden, etwa einer Freigabe per E-Mail oder Ihrer Datenbank statt Excel-Liste.
Anbindung an Ihre Buchhaltung
Der einfachste Weg ist eine CSV-Datei wie in der Demo. Arbeitet Ihre Steuerberatung mit DATEV, kann sie Buchungsstapel im DATEV-Format importieren; den Export legen wir dann in diesem Format an. Lexware Office hat eine öffentliche Schnittstelle für Belege und Dateien. Welcher Weg passt, hängt davon ab, wer bucht. Mehr zu solchen Verbindungen unter Schnittstellen und Automatisierung.
Rechnungseingang im Verein
Im Verein gehen Rechnungen an ehrenamtliche Kassenwarte, betreffen mehrere Abteilungen, und die Zuständigkeit wechselt mit jeder Wahl. Ein automatischer Eingang kann jede Rechnung der bestellenden Abteilung zur Bestätigung vorlegen und hängt nicht an einer Person. Wie ein Ablauf ganz ohne Software aussieht, steht im Ratgeber E-Rechnung im Verein.
So entsteht Ihr Rechnungseingang
- 1Erstgespräch: Sie zeigen uns typische Belege und erzählen, wer heute prüft und wer bucht.
- 2Konzept mit Festpreis: Felder, Prüfregeln und Übergabeweg, ein klickbarer Entwurf und ein Festpreis je Etappe.
- 3Umsetzung in Etappen: zuerst Eingang und Auslesen mit Ihren eigenen Belegen, dann Prüfregeln und Übergabe. Nach jeder Etappe testen Sie.
- 4Betrieb oder Übergabe: Betrieb auf Servern in Deutschland (Hetzner, Nürnberg) mit Auftragsverarbeitungsvertrag, oder dokumentierte Übergabe an Ihre IT.
Häufige Fragen
Müssen wir E-Rechnungen empfangen können?
Inländische Unternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Ob und für welche Bereiche das bei Ihnen gilt, etwa im Verein, klären Sie im Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung.
Reicht eine kostenlose Software?
Bei wenigen Rechnungen im Monat oft ja: Ein Anzeigeprogramm für E-Rechnungen und die Belegfunktion Ihrer Buchhaltungssoftware genügen dann. Ein eigener Ablauf lohnt sich, wenn viel Papier kommt, eigene Prüfregeln gelten oder mehrere Personen freigeben.
Was passiert mit Papierrechnungen?
Sie werden gescannt oder fotografiert und laufen danach denselben Weg wie PDFs. Wie Sie mit dem Papieroriginal umgehen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Wie kommen die Daten in DATEV oder Lexware Office?
Am einfachsten als CSV-Datei. Für DATEV legen wir den Export als Buchungsstapel im DATEV-Format an, den Ihre Steuerberatung importiert. Für Lexware Office gibt es eine öffentliche Schnittstelle für Belege und Dateien. Welcher Weg passt, legen wir im Konzept fest.
Wer prüft unklare Belege?
Ein Mensch aus Ihrem Team. Jede Auffälligkeit steht mit Begründung in der Prüfliste, etwa ein unsicher gelesener Betrag oder eine neue Bankverbindung. Erst danach wird der Beleg freigegeben.
Wo werden die Belege verarbeitet?
Wenn wir den Rechnungseingang betreiben, auf Servern in Deutschland mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Welcher KI-Dienst die Belege liest und wo er läuft, legen wir im Konzept mit Ihnen fest.
Was kostet ein automatisierter Rechnungseingang?
Das hängt von Belegarten, Prüfregeln und Übergabeweg ab. Nach dem Erstgespräch nennen wir einen Festpreis je Etappe, bevor Code entsteht.
Passt das zu Ihrem Vorhaben?
Erzählen Sie uns in 30 Minuten, worum es geht. Unverbindlich, danach wissen Sie, ob und wie Software hilft.
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