XRechnung und ZUGFeRD kostenlos öffnen: Möglichkeiten im Vergleich

So öffnen Sie eine XRechnung kostenlos

Für einzelne Rechnungen brauchen Sie keine kostenpflichtige Software. So gehen Sie vor:

1. 1Anhang speichern: Speichern Sie die Rechnung aus der E-Mail. Eine XRechnung endet auf .xml, eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF mit eingebetteter XML-Datei.
2. 2Werkzeug wählen: Für einzelne Rechnungen genügt ein kostenloser Viewer im Browser oder als Programm. Achten Sie darauf, ob er die Datei hochlädt (Tabelle unten).
3. 3Datei öffnen: Ziehen Sie die Datei in den Viewer. Er zeigt Rechnungsnummer, Positionen, Umsatzsteuer und Zahlungsangaben in lesbarer Form.
4. 4Inhalt prüfen: Stimmen Empfänger, Leistung, Beträge und Bankverbindung? Diese Prüfung nimmt Ihnen kein Programm ab.
5. 5Original ablegen: Bewahren Sie die empfangene Datei unverändert auf, Rechnungen acht Jahre lang (§ 14b Abs. 1 UStG). Ansicht und Ausdruck ersetzen sie nicht.

Die kostenlosen Möglichkeiten im Vergleich

Die Angaben zu fremden Werkzeugen stammen von deren eigenen Seiten, bei den Open-Source-Werkzeugen aus der Beschreibung auf GitHub. Angebote ändern sich; maßgeblich ist die Seite des Anbieters. Schwerpunkt betreibt selbst einen der Viewer in der Tabelle.

Was die einzelnen Wege auszeichnet

• ELSTER (Steuerverwaltung): Die Seite „E-Rechnung ansehen“ nimmt eine XML- oder PDF-Datei bis 10 MB an und bezeichnet sich als unverbindlichen Service der Steuerverwaltung. Sie verwendet laut eigener Angabe XRechnung 3.0.1. Ob die Datei übertragen wird, steht nicht auf der Seite. Im Quelltext der Seite liest der Browser die Datei selbst ein und wandelt XML mit den Visualisierungsdateien der KoSIT um.
• KoSIT-Visualisierung: XSL-Dateien, die eine XRechnung in UBL oder CII als HTML oder PDF darstellen. Die KoSIT nennt sie Bausteine für Software, keine fertige Anwendung, und weist darauf hin, dass die Darstellungen nicht zur Archivierung gedacht sind (Beschreibung auf GitHub).
• KoSIT-Validator: Java-Programm, das XML gegen XML-Schema und Schematron prüft und immer einen Prüfbericht als XML erzeugt. Die Regeln für XRechnung kommen aus der eigenen Prüfkonfiguration. Er läuft auf der Kommandozeile oder als lokaler HTTP-Dienst; die Standalone-Datei braucht Java ab Version 11.
• Quba: Programm für Windows, macOS und Linux, das XRechnung in UBL und CII sowie ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs anzeigt und drucken kann. Laut Änderungsliste auf GitHub kann es Dateien über den Online-Dienst Mustangserver prüfen lassen; dafür wird die Datei an diesen Dienst geschickt.
• e-rechnungen.org: Der Viewer wandelt XML laut Seite vollständig im Browser um, nach der KoSIT-Visualisierung, ohne Anmeldung. ZUGFeRD-PDFs nimmt er nicht direkt an; die XML-Datei holen Sie vorher aus der Anlagenliste der PDF.
• sevdesk: Der Viewer nimmt XML-Dateien bis 5 MB an, ohne Registrierung. Die Dateien werden laut Seite auf geschützten Servern verarbeitet und nach der Ansicht gelöscht. ZUGFeRD-PDFs gehen nicht direkt.
• zugferd-validator.de: prüft PDF und XML mit Mustang und dem KoSIT-Validator gegen EN 16931, XRechnung 3.0.2 und Factur-X. Die Datei liegt laut Seite nur für die Prüfung auf einem Server in Nürnberg. Einen Prüfbericht als PDF gibt es im Tarif „Automatisieren“.
• Buchhaltungs- und Vereinsprogramme: Viele zeigen E-Rechnungen an und übernehmen die Daten in die Buchung. Ob die Funktion in Ihrem Tarif enthalten ist und wo die Daten verarbeitet werden, fragen Sie beim Anbieter nach.
• XRechnung-Viewer von Schwerpunkt: läuft im Browser, liest XRechnung in UBL und CII sowie ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs und prüft ausgewählte Pflichtangaben und die Beträge. Die Datei wird nicht hochgeladen; den Quellcode veröffentlichen wir unter MIT-Lizenz. Eine vollständige Validierung ist das nicht.

Wann reicht ein Viewer, wann braucht man den Validator?

Ein Viewer reicht, wenn Sie eine Rechnung lesen, inhaltlich prüfen und freigeben möchten. Einen Validator brauchen Sie, wenn Sie wissen müssen, ob die Datei technisch dem Standard entspricht.

Auch eine technische Validierung ersetzt laut BMF nicht die Pflicht des Empfängers, die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen. Den Validierungsbericht aufzubewahren, bietet sich als Nachweis an (Randnummer 35a des BMF-Schreibens vom 15.10.2025). Ob die Leistung erbracht wurde und der Steuersatz passt, erkennt kein Programm.

• Viewer: Rechnung lesen, mit Bestellung und Lieferschein vergleichen, weiterleiten, ausdrucken. Das ist der Normalfall beim Empfang einzelner Rechnungen.
• Viewer mit Teilprüfung: zeigt zusätzlich fehlende Pflichtangaben oder Rechenfehler, etwa der XRechnung-Viewer von Schwerpunkt. Er ersetzt keine Validierung.
• Validator: prüft die Datei gegen XML-Schema und Schematron-Regeln der KoSIT. Sinnvoll, wenn Ihre Buchhaltung eine Rechnung abweist, wenn Sie selbst E-Rechnungen erstellen und vor dem Versand prüfen möchten oder wenn Sie einen Prüfbericht ablegen möchten.

Datenschutz: Was beim Hochladen passiert

Eine Rechnung enthält Namen, Anschriften, Bankverbindungen und Beträge. Lädt ein Online-Dienst die Datei auf seinen Server, verarbeitet er diese Daten. Das kann in Ordnung sein, sollte aber eine bewusste Entscheidung sein. Prüfen Sie vorher:

• Betreiber: Wer steht im Impressum, und wo steht der Server?
• Speicherung: Was sagt die Datenschutzerklärung zu Speicherdauer und Löschung?
• Bedingungen: Akzeptieren Sie mit dem Hochladen Geschäftsbedingungen? Beim Viewer von sevdesk ist das laut Seite der Fall.
• Regelmäßige Nutzung im Betrieb: Fragen Sie nach einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Ob er nötig ist, klären Sie im Einzelfall mit Ihrer Datenschutzberatung.
• Selbst nachprüfen: Bei einem Viewer im Browser sehen Sie in den Entwicklerwerkzeugen (Reiter Netzwerk), ob beim Öffnen Daten übertragen werden. Oder laden Sie die Seite, trennen die Internetverbindung und öffnen dann eine XML-Rechnung.

So haben wir geprüft

Wir haben am 18.10.2026 die Seiten aller genannten Anbieter aufgerufen und nur übernommen, was dort steht; bei der KoSIT und bei Quba die Beschreibungen auf GitHub und quba-viewer.org. Beim ELSTER-Viewer haben wir zusätzlich den Quelltext der Seite angesehen, weil die Seite selbst nichts zur Übertragung der Datei sagt. Testdateien haben wir bei fremden Diensten nicht hochgeladen.

Die Online-Dienste haben wir ausgewählt, weil Suchmaschinen sie am 18.10.2026 bei Fragen zum Öffnen und Prüfen von E-Rechnungen als Quelle nannten. Die Auswahl ist nicht vollständig und keine Rangfolge. Wenn eine Angabe nicht mehr stimmt, schreiben Sie uns über die Kontaktseite.