Schnittstellen und Automatisierung entwickeln lassen: Shop, Buchhaltung, Lager, CRM

Demo: Bestellungen, die sich selbst abarbeiten

In der Demo zur Bestellautomatisierung läuft eine Testbestellung im Onlineshop der erfundenen Kaffeerösterei Nordlicht durch sechs Stationen: Shop, Prüfung von Adresse, Zahlung und Betrag, Buchhaltung mit Rechnung und Beleg, Lager mit Reservierung, Versand mit Etikett und zuletzt die Bestätigung per Mail an die Kundschaft.

Sie wählen eines von vier Szenarien: Normalfall, Artikel nicht auf Lager, Adresse unvollständig oder Bestellwert über der Freigabegrenze. Ist ein Artikel ausverkauft, legt das System eine Nachbestellung an und informiert über die Lieferzeit. Fehlt die Hausnummer, landet die Bestellung in der manuellen Prüfung, und eine Bestellung über der Freigabegrenze muss jemand freigeben. Freigabegrenze und Mindestbestand ändern Sie selbst, die Regeln gelten sofort. Ein Ereignisprotokoll zeigt jeden Schritt mit Uhrzeit und beteiligtem System.

Die Demo ist eine Simulation, es sind keine echten Systeme angeschlossen. Sie zeigt, wie Ablauf, Regeln und Ausnahmen zusammenspielen.

Shop und Buchhaltung

Bestellungen, Rechnungen, Zahlungen, Erstattungen und Gebühren der Zahlungsanbieter sollen in der Buchhaltung ankommen, ohne dass jemand sie abtippt. Für den Standardfall gibt es oft eine fertige App, etwa für den DATEV-Export aus Shopify. Eine eigene Schnittstelle lohnt sich, wenn mehrere Shops oder Marktplätze zusammenlaufen, Zahlungen eigenen Konten zugeordnet werden müssen oder die Buchhaltung etwas anderes erwartet, als die App liefert. Worauf es ankommt:

• Steuersätze je Position: Ein Warenkorb mit 19 % und 7 % muss richtig aufgeteilt werden.
• Gutschriften und Retouren: Teilerstattungen und Stornos brauchen einen eigenen Weg in die Buchhaltung.
• Übergabeweg: CSV-Buchungsstapel für die Steuerberatung oder direkt über die Schnittstelle Ihres Buchhaltungsprogramms.

Shop und Lager

Wenn Shop und Warenwirtschaft getrennt Bestände führen, wird früher oder später etwas verkauft, das nicht mehr da ist. Eine Schnittstelle gleicht Bestände ab, reserviert Ware bei der Bestellung und löst bei Unterschreiten eines Mindestbestands eine Nachbestellung aus, wie in der Demo.

Zu klären ist vor allem, welches System führt, wie oft abgeglichen wird und was bei Varianten, Sets und Teillieferungen passiert. Eigene Funktionen im Shop selbst bauen wir als Shop-Apps und Plugins.

Formular und CRM

Kontaktanfragen, Anmeldungen und Anträge aus der Website gehen automatisch ins CRM oder in Ihre Datenbank, statt im Postfach zu liegen. Die Schnittstelle kann dabei Dubletten erkennen, eine Zuständigkeit zuweisen und die Bestätigung verschicken.

Unsere Referenz, ein Online-Antragsassistent für einen Projektträger des Bundes, umfasst neben Erfassung, Plausibilitätsprüfung und PDF-Ausgabe auch den Export in die bestehenden Systeme. Mehr dazu unter Online-Anträge.

Fertige App, Workflow-Werkzeug oder eigene Schnittstelle?

Nicht jede Verbindung braucht Programmierung. So entscheiden wir mit Ihnen:

Datenschutz und Datenort

Workflow-Werkzeuge verarbeiten Ihre Daten an unterschiedlichen Orten, manche in den USA, manche wahlweise in der EU, n8n auch auf eigenen Servern. Den Vergleich mit Quellen finden Sie im Ratgeber Schnittstelle programmieren lassen. Eine eigene Schnittstelle, die wir betreiben, läuft auf Servern in Deutschland (Hetzner, Nürnberg) mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Ob ein Weg für Ihre Daten genügt, lassen Sie im Einzelfall datenschutzrechtlich prüfen.

Fehlerbehandlung und Überwachung

Im Normalfall ist eine Schnittstelle schnell gebaut. Die Arbeit steckt in den Fällen, in denen etwas schiefgeht. Diese Punkte legen wir im Konzept fest:

• Wiederholen statt verlieren: Ist ein System nicht erreichbar, wird der Vorgang gespeichert und später erneut versucht.
• Nichts doppelt: Jeder Vorgang trägt eine eindeutige Kennung, damit eine Wiederholung keine zweite Rechnung erzeugt.
• Ausnahmen an einer Stelle: Was nicht automatisch geht, steht mit Begründung in einer Prüfliste statt im Postfach.
• Protokoll: Jeder Schritt mit Uhrzeit und beteiligtem System, wie im Ereignisprotokoll der Demo.
• Benachrichtigung: Bei Fehlern erfährt eine zuständige Person davon, zum Beispiel per E-Mail.
• Grenzen der Gegenseite: Viele Programmierschnittstellen begrenzen die Zahl der Anfragen pro Sekunde. Das planen wir ein, vor allem bei der Übernahme alter Daten.
• Überwachung: Eine Statusseite zeigt, ob alles läuft. Unsere eigene Statusseite misst alle 5 Minuten echte Werte.

So entsteht Ihre Schnittstelle

Wie Sie den Datenfluss selbst vorbereiten, welche Fallstricke es gibt und worauf Sie bei Angeboten achten, steht im Ratgeber Schnittstelle programmieren lassen: Ablauf, Kosten, Fallstricke.

1. 1Erstgespräch: Sie erzählen, welche Programme Sie nutzen und welche Handgriffe sich wiederholen.
2. 2Datenfluss und Festpreis: Wir schreiben auf, welche Daten wann von wo nach wo gehen, welches System führt und was bei Fehlern passiert. Dazu nennen wir einen Festpreis je Etappe.
3. 3Umsetzung in Etappen: zuerst der Normalfall mit Testdaten, dann die Ausnahmen. Nach jeder Etappe testen Sie.
4. 4Betrieb oder Übergabe: Auf Wunsch betreiben und überwachen wir die Schnittstelle auf Servern in Deutschland, oder wir übergeben dokumentiert an Ihre IT.