XRechnung-ViewerE-Rechnungen öffnen und prüfen

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen. Betrieben wird er von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats; der Standard setzt die europäische Norm EN 16931 um. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Bild. Es gibt sie in zwei Schreibweisen, UBL und UN/CEFACT CII. Inhaltlich sind beide gleich, nur die Feldnamen unterscheiden sich.

Typisch für die XRechnung sind die Käuferreferenz, bei Behörden die Leitweg-ID, sowie Pflichtangaben zum Kontakt des Verkäufers. Aktuell gilt die Version 3.0, derzeit in der Fassung 3.0.2. Eine Version 4.0 ist angekündigt, gilt aber noch nicht (Versionen und Bundles der KoSIT).

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein hybrides Format des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): eine PDF-Datei, in die eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten eingebettet ist. Menschen lesen das PDF, Programme die XML. Das französische Factur-X ist laut FeRD mit ZUGFeRD deckungsgleich.

ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG (FeRD-FAQ). Das Bundesfinanzministerium sieht ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als E-Rechnung an, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC WL (BMF-Schreiben vom 15.10.2025). Diese beiden Profile enthalten keine Rechnungspositionen.

XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich

Als E-Rechnung gilt nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF ohne eingebettete Daten ist keine E-Rechnung. Einen Überblick gibt die FAQ des BMF zur E-Rechnung.

So öffnen Sie eine E-Rechnung

1. 1Speichern Sie den Anhang der E-Mail. Meist ist es eine Datei mit der Endung .xml oder .pdf.
2. 2Ziehen Sie die Datei oben in das Feld oder wählen Sie sie über Datei auswählen. XML können Sie auch als Text einfügen.
3. 3Der Viewer erkennt Format und Profil und zeigt die Rechnung mit Positionen, Umsatzsteuer und Zahlungsangaben. Bei ZUGFeRD liest er die XML-Datei aus der PDF.
4. 4Sehen Sie sich die Prüfliste an. Drucken Sie die Ansicht bei Bedarf aus oder speichern Sie sie über den Druckdialog als PDF.
5. 5Legen Sie die empfangene Datei unverändert ab. Ansicht und Ausdruck ersetzen sie nicht; Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG).

Warum die PDF-Ansicht nicht reicht

Bei ZUGFeRD steckt die Rechnung zweimal in der Datei: als Bild im PDF und als Daten in der XML. Maßgeblich sind die Daten. Weichen beide voneinander ab, gehen die Angaben der XML vor (Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025). Wer nur das PDF ansieht, prüft unter Umständen nicht die gültige Rechnung.

Der Viewer zeigt deshalb immer den XML-Teil an und nennt die Datei, aus der er gelesen hat. Eine XRechnung hat gar kein Bild: Ohne Anzeigeprogramm sehen Sie nur den XML-Code.

Was die Prüfung abdeckt und was nicht

Der Viewer prüft ausgewählte Pflichtangaben der EN 16931 und nennt dazu die Nummern der Felder und Regeln, etwa BT-1 und BR-02 für die Rechnungsnummer. Bei einer XRechnung kommen ihre Besonderheiten hinzu: Käuferreferenz oder Leitweg-ID (BT-10), Kontaktangaben des Verkäufers, elektronische Adressen und Zahlungsanweisungen. Außerdem rechnet er nach: Positionen, Nachlässe und Zuschläge, Steuer je Steuersatz, Gesamtbeträge und Rundung. IBAN und Leitweg-ID prüft er über ihre Prüfziffer.

Das ist keine vollständige Validierung. XML-Schema und Schematron-Regeln der KoSIT laufen hier nicht, Code-Listen werden nur zum Teil geprüft. Verbindlich prüfen Sie mit dem KoSIT-Validator und der Prüfkonfiguration für XRechnung. Auch eine technische Validierung ersetzt laut BMF nicht die Prüfung der Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit (BMF-Schreiben vom 15.10.2025): Ob die Leistung erbracht wurde und der Steuersatz passt, erkennt kein Programm. Die Ergebnisse sind keine Rechtsberatung.

Ihre Rechnung bleibt auf Ihrem Gerät

Der Viewer liest die Datei direkt in Ihrem Browser. Die Rechnung wird nicht hochgeladen und nicht gespeichert, wir bekommen sie nicht zu sehen. Die Seite setzt kein Tracking ein und legt keine Rechnungsdaten im Browserspeicher ab; schließen Sie das Fenster, ist die Ansicht weg.

Sobald die Seite geladen ist, öffnet der Viewer XML-Dateien auch ohne Internetverbindung. Für die erste PDF lädt er einmalig das Leseprogramm pdf.js von unserem Server nach; Ihre Datei wird dabei nicht übertragen. Prüfen können Sie das selbst: Laden Sie die Seite, trennen Sie die Internetverbindung und öffnen Sie eine XML-Rechnung. Oder beobachten Sie in den Entwicklerwerkzeugen Ihres Browsers den Netzwerkverkehr, während Sie eine Datei öffnen.

Wenn regelmäßig E-Rechnungen kommen

Für einzelne Rechnungen reicht der Viewer. Wer viele Rechnungen über mehrere Wege erhält, kann den Eingang automatisieren: Daten auslesen, prüfen, zur Freigabe weiterleiten und an die Buchhaltung übergeben. Wie das aussieht, beschreiben wir unter Rechnungseingang automatisieren. Für Vereine gibt es den Ratgeber E-Rechnung im Verein mit dem Ablauf vom Postfach bis zur Ablage.