Excel mit mehreren Benutzern gleichzeitig: Grenzen und Alternativen

Was Microsoft 365 heute kann

Microsoft nennt die Funktion „gemeinsame Dokumenterstellung“. Mehrere Personen öffnen dieselbe Datei, sehen die Zellauswahl der anderen und deren Änderungen. Die Voraussetzungen laut Microsoft-Hilfe zur gemeinsamen Dokumenterstellung:

• Speicherort: OneDrive, OneDrive for Business oder eine SharePoint-Online-Bibliothek. Lokale SharePoint-Server, die nicht von Microsoft gehostet werden, unterstützen die Funktion nicht.
• Version: Excel für Microsoft 365 in der neuesten Version, Excel für das Web, Excel für Android und iOS. Mit einem Geschäftskonto haben Sie laut Microsoft möglicherweise noch keine Version, die die Funktion unterstützt.
• AutoSpeichern: muss in der Desktop-App eingeschaltet sein.
• Dateiformat: .xlsx, .xlsm oder .xlsb. Andere Formate, auch Strict Open XML, müssen vorher umgespeichert werden.

Warum die Datei auf dem Netzlaufwerk gesperrt ist

Die Meldung, eine Datei sei „für die Bearbeitung gesperrt“, kennt fast jedes Büro. Microsoft nennt in seiner Hilfe zu gesperrten Excel-Dateien die Ursachen. Nicht unterstützt werden diese Speicherorte:

• Netzwerkpfade wie \\server\ordner
• Cloud-Speicher wie Dropbox, Box und Google Drive
• lokale Ordner auf dem eigenen Rechner
• lokale SharePoint-Bibliotheken

Weitere Gründe für eine Sperre

• Eine ältere Version: Öffnet eine Person die Datei mit Excel 2016, 2019 oder 2021 LTSC, sind die anderen ausgesperrt.
• Die Datei ist bei Ihnen selbst noch offen, auf einem anderen Gerät oder in einer Excel-Sitzung, die nicht sauber beendet wurde. Microsoft rät, die Datei überall zu schließen und einige Minuten zu warten.
• Nicht unterstützte Funktionen: etwa die freigegebene Arbeitsmappe, Kennwortschutz oder eingeschränkter Zugriff, Datenaktualisierung beim Öffnen und manche Add-Ins.

Die alte „freigegebene Arbeitsmappe“

Für Dateien auf dem Netzlaufwerk gibt es in Excel noch die freigegebene Arbeitsmappe. Microsoft bezeichnet sie als älteres Feature mit zahlreichen Einschränkungen, das durch die gemeinsame Dokumenterstellung ersetzt wurde (Microsoft-Hilfe zur freigegebenen Arbeitsmappe). In einer freigegebenen Arbeitsmappe lassen sich zum Beispiel keine Tabellen erstellen oder einfügen und keine Diagramme erstellen oder ändern, bearbeiten lässt sie sich nicht in Excel für das Web.

Laut den Spezifikationen von Excel können bis zu 256 Benutzer eine freigegebene Arbeitsmappe gleichzeitig öffnen. Als Lösung für ein Team taugt sie trotzdem nur als Notbehelf.

Konflikte und Datenverlust

Auch mit Microsoft 365 bleibt eine Excel-Datei eine Datei. Ändern zwei Personen dieselbe Zelle, gilt laut Microsoft im Allgemeinen: Die letzte gespeicherte Änderung gewinnt, ob manuell gespeichert oder über AutoSpeichern. Microsoft empfiehlt deshalb, jeder Person eigene Bereiche oder Blätter zuzuweisen (Microsoft-Hilfe zur gemeinsamen Dokumenterstellung).

Was hilft, wenn doch etwas verloren geht:

• Versionsverlauf: frühere Fassungen der ganzen Datei, nur für Dateien in OneDrive oder SharePoint in Microsoft 365 (Microsoft-Hilfe zu früheren Versionen).
• Änderungen anzeigen: zeigt die letzten Änderungen an Zellwerten und Formeln. Nicht erfasst werden zum Beispiel Formatierungen, Diagramme, Pivot-Vorgänge sowie Ausblenden und Filtern. Wird der Bereich zurückgesetzt, ist der Verlauf für alle gelöscht (Microsoft-Hilfe zu „Änderungen anzeigen“).

Was gemeinsames Bearbeiten nicht löst

Gemeinsame Dokumenterstellung beseitigt das Sperren. Die Probleme, die eine Liste mit mehreren Bearbeitern sonst hat, bleiben:

• Rechte: Wer die Datei öffnen darf, sieht in der Regel alles. Den Blattschutz bezeichnet Microsoft ausdrücklich nicht als Sicherheitsfeature (Microsoft-Hilfe zum Blattschutz).
• Eingaben: Jede Person schreibt Datum, Status und Namen auf ihre Weise. Dubletten entstehen nebenbei.
• Verlauf je Datensatz: Wer hat beim Kunden Müller den Status geändert, und wann? Das lässt sich nur mühsam rekonstruieren.
• Reihenfolge: Sortiert jemand die Liste um, ändert sich die Reihenfolge für alle, die gerade darin arbeiten.

Die Alternativen: Listen, No-Code, Datenbank

Microsoft Lists und SharePoint-Listen speichern jede Zeile als eigenes Element, frühere Versionen eines Elements lassen sich wiederherstellen (Microsoft-Hilfe zu Listen). Eine Liste kann bis zu 30 Millionen Elemente enthalten (SharePoint-Beschränkungen). Für Ansichten gilt aber ein Schwellenwert von etwa 5.000 Elementen, der sich in SharePoint in Microsoft 365 nicht ändern lässt. Größere Listen brauchen Indizes und Filter (Microsoft-Hilfe zum Schwellenwert).

No-Code-Datenbanken verbinden Tabellen, Formulare und Ansichten im Browser. SeaTable gibt an, seine Cloud in deutschen Rechenzentren zu betreiben, und bietet auch eine Fassung für den eigenen Server. Baserow ist Open Source und lässt sich selbst betreiben. Mit Microsofts Power Apps bauen Sie eigene Geschäfts-Apps, zum Ausführen der Apps braucht es laut Microsoft eine Lizenz.

Eine eigene Datenbank mit Weboberfläche passt, wenn Ihr Ablauf eigene Regeln hat, Rollen unterschiedliche Rechte brauchen oder Daten mit Buchhaltung, Shop oder Handwerkersoftware ausgetauscht werden. Wie das aussieht, zeigt unsere Demo eines Malerbetriebs, was wir dafür bauen, die Seite Datenbank statt Excel.

Entscheidungstabelle

Wie viele Anzeichen bei Ihnen für eine Datenbank sprechen, zeigt der Selbsttest im Ratgeber Excel ablösen: acht Anzeichen.

Umstieg ohne Datenverlust

Wie wir solche Umzüge planen, steht bei Datenmigration und Bereinigung.

1. 1Stichtag festlegen: Ab diesem Tag wird die Excel-Datei nicht mehr geändert, nur noch gelesen.
2. 2Kopie bereinigen: Leerzeichen, Datumsformate, Beträge, Telefonnummern und Dubletten werden vereinheitlicht, jede Änderung kommt ins Protokoll. Ausprobieren können Sie das mit unserem Bereinigungswerkzeug, das lokal im Browser läuft.
3. 3Probeimport: Die bereinigten Daten gehen in das neue System. Sie prüfen Stichproben und Summen.
4. 4Umsteigen: Alle arbeiten im neuen System, die alte Datei bleibt schreibgeschützt als Archiv.