Daten umziehen und bereinigen, Datensatz für Datensatz

Was bei einem Datenumzug schiefgeht

Gewachsene Bestände haben fast immer dieselben Probleme:

• Verlorene Nullen: Excel macht aus der Postleitzahl 04109 die Zahl 4109.
• Telefonnummern in fünf Schreibweisen: „030 23125 401“, „(030) 23125-402“, „040/66969 403“.
• Gemischte Datumsangaben: „3.7.21“, „2019-03-12“, „1. Februar 2022“, dazu Daten, die es nicht gibt, wie der 31. April.
• Beträge als Text: „1.200,-“ oder „1200 EUR“ statt einer Zahl.
• Derselbe Kunde mehrfach: „Tischlerei Wendt GmbH“ und „Tischlerei Wendt“, mit unterschiedlichen Kundennummern.
• Leere Pflichtfelder und kaputte Umlaute, weil eine Datei in einer anderen Kodierung gespeichert wurde.

Das Werkzeug: Daten bereinigen im Browser

Unser Bereinigungswerkzeug ist keine Attrappe, sondern arbeitet echt. Es läuft vollständig in Ihrem Browserfenster: Die Datei wird dort gelesen, es gibt keinen Upload und keinen Server. Sie können es mit einer eigenen CSV-Datei ausprobieren. Excel-Dateien speichern Sie dafür vorher als CSV.

1. 1Einlesen: CSV, TXT oder TSV bis 20 MB. Trennzeichen (Semikolon, Komma, Tabulator) und Kodierung (UTF-8 oder Windows-1252) werden automatisch erkannt.
2. 2Spalten prüfen: Für jede Spalte schätzt das Werkzeug den Typ (Text, Datum, Betrag, E-Mail, PLZ, Telefon). Sie korrigieren ihn und markieren Pflichtfelder.
3. 3Bereinigen: Sechs Regeln lassen sich einzeln schalten: Leerzeichen trimmen, Datum als TT.MM.JJJJ, Beträge als Zahl, E-Mail in Kleinbuchstaben, PLZ fünfstellig, Telefon im Format +49. Die Vorschau zeigt neuen und alten Wert.
4. 4Dubletten: Verglichen werden Name (ohne Rechtsform, Umlaute und Satzzeichen), PLZ, E-Mail und Telefon. Sie entscheiden je Paar. Beim Zusammenführen bleibt der vollständigere Datensatz stehen, leere Felder werden aus dem anderen ergänzt.
5. 5Prüfprotokoll: Sie laden die bereinigte CSV (Semikolon, UTF-8) und das Protokoll herunter, mit jeder Änderung, jeder Zusammenführung und jedem offenen Hinweis. Die Option „Für Excel aufbereiten“ sorgt dafür, dass Excel aus 04109 nicht wieder 4109 macht.

Was die Beispieldatei zeigt

Die erfundene Kundenliste im Werkzeug hat 66 Zeilen und 10 Spalten. Das Werkzeug bereinigt 185 Zellen, schlägt 10 Dublettenpaare vor und exportiert nach dem Zusammenführen 56 Zeilen. Zehn Werte bleiben als offene Hinweise im Protokoll, weil sie sich nicht sicher korrigieren lassen, darunter ein Datum „31.04.2021“, eine E-Mail-Adresse mit „(at)“ statt @, eine Telefonnummer ohne Vorwahl und leere Pflichtfelder wie Postleitzahl oder Firmenname.

Diese Liste zeigt, was ein Mensch klären muss, bevor die Daten ins neue System gehen.

So läuft eine Migration bei uns

1. 1Bestandsaufnahme: Welche Quellen gibt es (Altsystem, Access, Excel, Exporte), welche Felder, wie viele Datensätze, in welchem Zustand? Dazu ein Probeexport.
2. 2Zuordnung und Regeln: Welche alte Spalte wird welches neue Feld? Formate, Pflichtfelder und Dublettenlogik richten sich nach dem Zielsystem, zum Beispiel einem CRM, einer Vereinsverwaltung oder einer neuen Warenwirtschaft.
3. 3Probelauf: mit einer vollständigen Kopie. Sie bekommen Protokoll und Liste der Zweifelsfälle.
4. 4Abgleich: Wir zählen alt gegen neu: Datensätze, Summen, offene Posten, Bestände. Dazu Stichproben, die Sie selbst prüfen.
5. 5Stichtag: letzter Export, Import mit denselben Regeln wie im Probelauf, Abnahme. Die Bereinigung ist dafür als wiederholbarer Ablauf angelegt, nicht als einmalige Handarbeit.

Warenwirtschaft wechseln

Beim Wechsel der Warenwirtschaft ziehen meist Artikelstamm, Kunden, Lieferanten, Preise und Bestände um, dazu offene Aufträge. Was nur noch nachgeschlagen wird, muss nicht unbedingt ins neue System. Hängen Shop oder Buchhaltung an der Warenwirtschaft, ziehen die Schnittstellen mit um.

Für steuerlich relevante Daten gelten die GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019). Nach Randziffer 142 muss die alte Hard- und Software nur dann nicht bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist vorgehalten werden, wenn zwei Bedingungen erfüllt sind: Die Daten werden quantitativ und qualitativ gleichwertig übernommen, und das neue System erlaubt dieselben Auswertungen. Bei der Umwandlung darf nur das Format geändert werden (etwa Datums- und Währungsformat), nicht der Inhalt, und die Änderungen sind zu dokumentieren.

Für die Praxis heißt das: Bereinigt werden die Arbeitsdaten, mit denen Sie im neuen System weiterarbeiten. Aufbewahrungspflichtige Altdaten bleiben unverändert und auswertbar erhalten. Welche Daten bei Ihnen darunter fallen, klären Sie im Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung.

Kundenlisten zusammenführen

Zwei Standorte, die Kundenliste der Buchhaltung und eine Excel-Datei aus dem Vertrieb: Am Ende soll es jeden Kunden genau einmal geben. Ein exakter Vergleich reicht dafür nicht, denn „Blumenhaus Keßler“ und „Blumenhaus Kessler“ sind für den Computer verschiedene Namen.

Wir vergleichen deshalb mehrere Merkmale und zeigen je Paar, warum es eine Dublette sein könnte: gleiche E-Mail, gleiche Telefonnummer, gleiche Postleitzahl, ähnlicher Name. Sie entscheiden, was zusammengeführt wird. Welche alten Kundennummern im neuen Datensatz aufgehen, halten wir fest, damit alte Belege auffindbar bleiben. Bei Vereinen funktioniert das genauso mit Mitgliederlisten mehrerer Abteilungen.

Wie der Preis entsteht

Den Aufwand bestimmen die Zahl der Quellen, die Datenmenge, der Zustand der Daten, die Zahl der Regeln und Zweifelsfälle und das Zielsystem: Hat es eine Importschnittstelle, oder müssen die Daten in ein festes Dateiformat?

Nach dem Erstgespräch nennen wir einen Festpreis je Etappe, bevor Code entsteht. Wir empfehlen, mit der Bestandsaufnahme und einem Probelauf als erster Etappe zu beginnen. Dann kennen Sie den Zustand Ihrer Daten, bevor der eigentliche Umzug beauftragt wird. Wenn die Daten in eine neue Datenbank statt Excel wandern, ist die Migration eine Etappe dieses Projekts.